Ausgaben und SKR-04-Konten in Lexware Office für Ferienwohnungen
Welche SKR-04-Konten du in Lexware Office für typische FeWo-Ausgaben nutzt: von Reinigung und Software bis Gebäude auf fremdem Grund, mit GWG-Grenzen.
Die Belege für deine Ferienwohnung lädst du in Lexware Office (früher lexoffice) hoch, und dann müssen sie auf das richtige Konto. Genau hier passieren oft Fehler, weil nicht klar ist, welche Kategorie zu welcher Ausgabe gehört. Diese Übersicht sortiert die typischen Kostenarten einer Ferienwohnung nach SKR-04-Konto und der passenden Lexware-Office-Kategorie und gibt dir damit einen praktischen Startpunkt.
Vorweg das Wichtigste zur Einordnung. Ob deine Ferienvermietung steuerlich Betriebsausgaben (bei gewerblicher Vermietung) oder Werbungskosten (bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung nach § 21 EStG) auslöst, hängt von deiner konkreten Situation ab. Dieser Beitrag nutzt der Einfachheit halber durchgehend das Wort „Ausgaben". Die genannten Konten sind mögliche Standard-Kontierungen und geben dir eine Orientierung, sie sind aber kein gesetzlich zwingendes Einzelkonto. Maßgeblich sind immer der konkrete Sachverhalt, dein eingerichteter Kontenplan und die Abstimmung mit deiner Steuerkanzlei. An den heiklen Stellen findest du unten zusätzliche Hinweise, wo du genauer hinsehen solltest. Steuerberatung ersetzt dieser Beitrag nicht.
Nicht jeder Geldabfluss vom Geschäftskonto ist automatisch steuerlich abziehbarer Aufwand. Entscheidend ist, wofür gezahlt wurde und ob die Zahlung sofort abziehbar, zu aktivieren oder privat veranlasst ist. Eine Privatentnahme, eine Darlehenstilgung, ein durchlaufender Posten oder ein aktivierungspflichtiges Anlagegut sind keine sofort abziehbaren Ausgaben, auch wenn Geld abfließt. Je nach Art buchst du auf ein anderes Konto. Die DATEV-Standardkontenrahmen (in Lexware Office stellst du SKR 04 oder SKR 03 ein) bieten dafür eine einheitliche Orientierung. Welches Konto im Einzelfall passt, hängt vom Sachverhalt, deinem Kontenplan und der Abstimmung mit der Steuerkanzlei ab. Lexware Office zeigt dabei nicht jedes einzelne Konto, sondern eine zusammengefasste Auswahl an Kategorien. Die Tabellen unten nennen dir beides: die SKR-04-Kontonummer und die Lexware-Office-Kategorie, die du beim Buchen wählst. Die genauen Kategorie-Bezeichnungen in Lexware Office können je nach Version leicht abweichen, deshalb prüfst du sie am besten direkt in deiner Oberfläche.
Ein Hinweis vorweg zur Vorsteuer. Die Spalten und Hinweise mit „absetzbar" und Vorsteuerabzug gelten, wenn du der Regelbesteuerung unterliegst und die Voraussetzungen des § 15 UStG erfüllt sind. Dazu gehört, dass die Leistung für dein Unternehmen bezogen wurde, die Umsatzsteuer gesetzlich geschuldet und in einer ordnungsgemäßen Rechnung ausgewiesen ist, keine steuerfreie oder private Verwendung vorliegt und kein Abzugsverbot greift. Bei gemischter Nutzung teilst du auf. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG ziehst du keine Vorsteuer ab. Die nicht abziehbare Umsatzsteuer gehört dann zu den Anschaffungs- oder laufenden Kosten. Ob du den Bruttobetrag sofort abziehst oder aktivierst, richtet sich nach der Art der Ausgabe. Die GWG-Wertgrenzen prüfst du auch als Kleinunternehmer nach dem Nettowert.
Einrichtung und Ausstattung
Bei Einrichtung und Ausstattung entscheidet der Netto-Anschaffungswert pro Gegenstand, wie du buchst. Ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) nach § 6 Abs. 2 EStG liegt nur vor, wenn der Gegenstand beweglich, abnutzbar und selbstständig nutzbar ist und zum Anlagevermögen gehört. Ein fest eingebautes oder unselbstständiges Teil ist nicht allein deshalb ein GWG, weil es unter 800 Euro kostet. Nach dem Nettowert pro Gegenstand unterscheidest du diese Stufen:
- Bis 250 Euro netto: Du kannst den Betrag direkt als Aufwand buchen, ohne besondere GWG-Aufzeichnung.
- Über 250 bis 800 Euro netto (GWG): 100 Prozent Sofortabschreibung im Anschaffungsjahr. In Lexware Office erfasst du den Gegenstand über die Kategorie „Geringwertige Wirtschaftsgüter". Er wird ins Anlagenverzeichnis übernommen (Bestandskonto 0670), die Sofortabschreibung läuft über die Anlagenverwaltung auf 6260.
- Über 800 Euro netto (dauerhaftes Wirtschaftsgut): Du aktivierst auf 0650 (Betriebsausstattung) beziehungsweise 0690 (Geschäftsausstattung) und schreibst über die Nutzungsdauer ab.
- Alternativ Sammelposten (über 250 bis 1.000 Euro netto, § 6 Abs. 2a EStG): Du fasst die Güter eines Wirtschaftsjahres zusammen und schreibst sie gleichmäßig über fünf Jahre ab. Das Wahlrecht gilt einheitlich für alle betroffenen Güter des Jahres. Lexware Office bildet die Poolabschreibung derzeit nicht unmittelbar ab, das stimmst du mit deiner Steuerkanzlei zum Jahresabschluss ab.
Bei größeren Sammelkäufen (Deko, Geschirr, Wäsche) beurteilst du jeden Einzelgegenstand beziehungsweise jede wirtschaftliche Einheit für sich, nicht die Rechnungs- oder Set-Gesamtsumme. Geringwertige Verbrauchs- und Dekoartikel buchst du direkt als Aufwand.
| Ausgabe | SKR-04-Konto | Lexware-Kategorie | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Möbel, Betten, Sofas | > 800 € netto: 0650 / 0690 GWG: über Kategorie „Geringwertige Wirtschaftsgüter" (6260 / 0670) | Betriebs- und Geschäftsausstattung bzw. GWG | > 800 € netto über Nutzungsdauer (AfA-Tabelle Gastgewerbe: gewöhnliche Möbel regelmäßig 10 J., vorbehaltlich des konkreten Wirtschaftsguts) |
| Kleinmöbel, Lampen | je nach Einzelwert: bis 250 € direkt Aufwand GWG 6260 (0670) > 800 € 0650/0690 | GWG bzw. Betriebs- und Geschäftsausstattung | Einzelwert pro Gegenstand entscheidet, nicht die Rechnungssumme |
| Dekoration | je Einzelgegenstand: geringwertige Artikel direkt Aufwand sonst GWG bzw. Aktivierung | Verbrauchsmaterial bzw. GWG | selbstständige Nutzbarkeit und Einzelwert prüfen; Kunstgegenstände ggf. andere oder keine Abnutzung |
| Kücheninventar, Geschirr, Besteck | je Einzelgegenstand: bis 250 € direkt Aufwand sonst GWG 6260 (0670) | Verbrauchsmaterial bzw. GWG | je Einzelgegenstand beurteilen, nicht nach Set- oder Rechnungssumme |
| Elektrogeräte (TV, Mikrowelle, Kaffeemaschine) | bis 800 € netto: 6260 (0670) > 800 € netto: 0650 / 0690 | GWG bzw. Betriebs- und Geschäftsausstattung | nach Netto-Anschaffungswert; Nutzungsdauern laut AfA-Tabelle (z. B. Fernsehgerät 3 J., Kaffeemaschine 5 J.) |
| Wäsche zum Kauf (Bettwäsche, Handtücher) | je Einzelgegenstand: geringwertig direkt Aufwand sonst GWG 6260 (0670) | Verbrauchsmaterial bzw. GWG | je Einzelgegenstand, nicht nach Sammel-Rechnungssumme; Sammelposten mit Steuerkanzlei prüfen |
Eine vollständig erneuerte Einbauküche (Spüle, Herd, Einbaumöbel und Elektrogeräte zusammen) behandelt der BFH als ein einheitliches Wirtschaftsgut, das über zehn Jahre abzuschreiben und nicht sofort als Erhaltungsaufwand abziehbar ist (BFH vom 03.08.2016, IX R 14/15). Das betrifft die einheitliche Küche, nicht jedes einzeln gekaufte Küchengerät.
Reinigung
| Ausgabe | SKR-04-Konto | Lexware-Kategorie | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Reinigungskraft (Minijob) | 6035 | Löhne für Minijobs | nur der Lohn, keine Vorsteuer; Pauschalsteuer, Arbeitgeberabgaben und Umlagen buchst du zusätzlich auf die dafür vorgesehenen Konten |
| Reinigungsfirma (Fremdleistung) | 5900 oder spezielles Reinigungskostenkonto | Fremdleistungen bzw. Reinigung | je nach Kontenplan, nicht zwingend 5900 |
| Reinigungsmittel | 6330 | Reinigung/Reinigungsmittel | mögliche Standardkontierung, maßgeblich ist dein Kontenplan |
| Wäscherei / Mietwäsche | 5900 oder spezielles Reinigungskostenkonto | Fremdleistungen bzw. Reinigung | je nach Kontenplan |
Verbrauchsartikel
| Ausgabe | SKR-04-Konto | Lexware-Kategorie | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Kaffee, Tee, Zucker, Öl, Salz | Verbrauchsaufwand (z. B. 6330-Bereich je Kontenplan) | Verbrauchsmaterial | im Übernachtungspreis enthaltener Verbrauch, nicht als „Aufmerksamkeiten" (6643) buchen |
| Hygieneartikel (Seife, Shampoo, Toilettenpapier) | 6330 | Reinigung/Reinigungsmittel | als Verbrauchs- und Betriebsmaterial möglich, eine von mehreren Kontierungen |
| Küchenverbrauch (Schwämme, Müllbeutel, Folien) | 6330 | Reinigung/Reinigungsmittel | als Verbrauchs- und Betriebsmaterial möglich |
| Willkommensgeschenke | erst Sachverhalt prüfen (siehe Hinweis) | Verbrauchsaufwand oder Geschenke | siehe Erläuterung unten |
Bei einem Willkommensgruß prüfst du zuerst, ob überhaupt ein Geschenk im Sinne des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 EStG vorliegt. Ist die Zuwendung Teil der Beherbergungsleistung und damit des Leistungsaustauschs (etwa der Begrüßungskorb, den jeder Gast bekommt), liegt begrifflich kein Geschenk vor, und du buchst sie als Verbrauchsaufwand. Nur bei einem echten, unentgeltlichen Geschenk greift die 50-Euro-Freigrenze pro Empfänger und Wirtschaftsjahr. Das ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Wird sie überschritten, ist der gesamte Betrag nicht abziehbar. Solche Geschenke zeichnest du einzeln und getrennt auf. Die Pauschalierung nach § 37b EStG (30 Prozent auf die Zuwendung) ist ein gesondertes Wahlrecht und wird nicht allein durch die Wahl eines Kontos ausgelöst.
Betriebskosten
| Ausgabe | SKR-04-Konto | Lexware-Kategorie | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Strom, Wasser, Gas, Heizung | 6325 (bzw. 6320 Heizung) | Gas, Strom, Wasser bzw. Heizung | Kategorie richtet sich nach der konkreten Rechnung, denselben Aufwand nicht doppelt buchen |
| Internet | 6810 | Telefax und Internetkosten | bei teilweiser Privatnutzung aufteilen |
| TV, Telefon | 6805 | Telekommunikation | bei teilweiser Privatnutzung aufteilen |
| Müll (Abfallbeseitigung) | 6859 | Abraum- und Abfallbeseitigung | laufend absetzbar |
| Versicherungen | 6400 | Versicherungen (betrieblich) | nur betrieblicher Anteil, Privatanteil trennen |
| Software-Tools (PMS, SaaS-Abos) | 6837 | Aufwendungen für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten/Lizenzen | passt für laufende, zeitlich befristete Lizenzen; gekaufte oder individuell entwickelte Software und Hardware- oder Implementierungsanteile gesondert prüfen |
| Rundfunkbeitrag | 6430 | Sonstige Abgaben | kein Vorsteuerabzug |
| Portalgebühren (Booking, Airbnb) bei Reverse Charge | 5923 | Fremdleistungen § 13b | § 13b-Kategorie mit Steuerautomatik, nicht 5900; konkrete Provisionsrechnung prüfen |
| Lagerkosten (Lagerbox, Wäschelager) | 6310 | Miete/Pacht | Vorsteuer nach tatsächlichem Steuerausweis, Vermietung ggf. steuerfrei |
Bei den Portalgebühren liegt der häufigste Kontierungsfehler. Fällt die Provision unter das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG, buchst du sie nicht auf das allgemeine Fremdleistungskonto 5900, sondern in Lexware Office über die Kategorie „Fremdleistungen § 13b" (SKR04 5923) mit Steuerautomatik. Nur so bildet Lexware die Steuerschuldumkehr korrekt ab. Airbnb rechnet häufig aus Irland ab, Booking häufig aus den Niederlanden, also oft aus anderen EU-Mitgliedstaaten. Maßgeblich ist aber immer die konkrete Provisionsrechnung mit Aussteller, Sitz und Umsatzsteuerhinweis. Bei Rechnungen aus einem Drittland nutzt du die dafür vorgesehene eigene Kategorie. Wie du diese Kommission im Reverse-Charge-Verfahren buchst, steht in Reverse-Charge-Verfahren einfach erklärt und speziell für die Plattform-Provision in Airbnb-Kommission korrekt verbuchen.
Die Betriebskosten sind laufend absetzbar, soweit sie betrieblich oder vermietungsbezogen veranlasst sind. Bei teilweiser Privatnutzung (etwa bei Internet, Telefon, Energie oder Versicherungen) teilst du auf und buchst nur den betrieblichen Anteil.
Sonstige Kosten
| Ausgabe | SKR-04-Konto | Lexware-Kategorie | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Parkgebühren (betriebliches Fahrzeug) | 6570 | Sonstige Fahrzeugkosten | nur bei Zusammenhang mit betrieblichem Fahrzeug oder betrieblicher Fahrt; ein für Gäste gemieteter Parkplatz oder ein Parkplatz als Teil der Ferienwohnung wird anders kontiert |
| Bewirtung (geschäftlich) | 6640 | Bewirtung mit Geschäftspartnern | 70 % abziehbar nur bei geschäftlich veranlasster, angemessener Bewirtung von Geschäftspartnern mit Nachweis (Anlass, Teilnehmer); Lexware bucht 70/30 nur bei dieser Kategorie; Vorsteuer 100 % bei korrektem Beleg |
| Handwerker / Reparaturen | 6335 / 6490 | Renovierung / Instandhaltung | reiner Erhaltungs- und Reparaturaufwand sofort abziehbar; Erweiterungen, wesentliche Verbesserungen, neue eigenständige Wirtschaftsgüter und anschaffungsnahe Herstellungskosten sind zu aktivieren (siehe Hinweis) |
| Steuerberatung (laufend) | 6825 | Rechts- und Beratungskosten | nur betrieblicher oder vermietungsbezogener Anteil |
| Abschluss- und Prüfungskosten | 6827 | Abschluss- und Prüfungskosten | laufend absetzbar |
| Buchführungskosten | 6830 | Buchführungskosten | laufend absetzbar |
| Anwalt / Rechtsberatung | 6825 | Rechts- und Beratungskosten | nur betrieblicher Anteil; Rechtskosten können Anschaffungsnebenkosten sein |
Bei Handwerkern und Reparaturen ist reiner Erhaltungs- und Reparaturaufwand grundsätzlich sofort abziehbar. Anders liegt es bei Erweiterungen, wesentlichen Verbesserungen und eigenständigen neuen Wirtschaftsgütern, die du aktivierst. Zu beachten sind außerdem die anschaffungsnahen Herstellungskosten nach § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG. Übersteigen Instandsetzungs- und Modernisierungsaufwendungen innerhalb von drei Jahren nach der Anschaffung des Gebäudes 15 Prozent der Anschaffungskosten des Gebäudes (ohne Umsatzsteuer), werden sie zu aktivierungspflichtigen Herstellungskosten. Bei Steuerberater- und Rechtskosten ist nur der betrieblich oder vermietungsbezogen veranlasste Anteil abziehbar. Private Anteile (etwa die private Einkommensteuererklärung oder private Rechtsstreitigkeiten) trennst du davon ab.
Gebäude und Einbauten auf fremdem Grund und Boden
Ein Sonderfall ist die Ferienwohnung, die du auf einem fremden Grundstück baust oder in einer gemieteten Immobilie ausbaust. Hier ist die Einordnung besonders wichtig, denn nicht jeder Aufwand wird aktiviert. Je nach Art, Funktion und rechtlicher Gestaltung kann es sich um sofort abziehbaren Erhaltungsaufwand, um einen Mietereinbau oder Mieterausbau, um einen Scheinbestandteil, um eine Betriebsvorrichtung, um ein eigenes Gebäude auf fremdem Grund oder um eigenen Aufwand auf ein fremdes Wirtschaftsgut handeln. Ein fest eingebauter Gegenstand ist nicht automatisch ein Mietereinbau. Die folgenden Konten setzt du erst nach der fachlichen Einordnung ein.
| Fall | SKR-04-Konto | Hinweis |
|---|---|---|
| Bauten auf fremden Grundstücken (eigenes Gebäude auf fremdem Grund) | 0330 | erst nach fachlicher Einordnung; aktivieren und über die Nutzungsdauer abschreiben |
| Einbauten in fremde Grundstücke (Mietereinbauten) | 0680 | erst nach fachlicher Einordnung; fest verbundene Ein- und Umbauten in einer gemieteten Wohnung, aktivieren und abschreiben |
Die Nutzungsdauer richtet sich nicht pauschal nach der Vertragslaufzeit. Mietereinbauten, die weder Scheinbestandteil noch Betriebsvorrichtung sind, werden grundsätzlich nach den Gebäudegrundsätzen abgeschrieben. Eine kürzere tatsächliche Nutzungsdauer setzt du nur bei Nachweis an. Ob ein Ausbau ein Mietereinbau ist oder eine sofort absetzbare Reparatur, hängt vom Einzelfall ab. Das ist der Punkt, an dem sich eine kurze Rücksprache mit der Steuerkanzlei lohnt.
So buchst du den Beleg in Lexware Office
Sammle nicht nur die Belege für einen bestimmten Umsatzsteuervoranmeldungs-Zeitraum, sondern alle steuerlich relevanten Belege. Dazu gehören auch Belege ohne Vorsteuer, Anlagegüter, Versicherungen und Löhne. Für den Vorsteuerabzug brauchst du eine ordnungsgemäße Rechnung, und der Zeitpunkt richtet sich nicht pauschal nach dem Zahlungsdatum. Danach buchst du jeden Beleg auf die passende Kategorie. Wähle dabei nicht bei jedem Beleg reflexhaft „die zugehörige Umsatzsteuer". Je nach Fall kommt reguläre Vorsteuer, gar keine Umsatzsteuer, Reverse Charge, ein innergemeinschaftlicher Erwerb, ausländische Umsatzsteuer oder eine nicht abzugsfähige Vorsteuer in Betracht, und auf einer Rechnung können mehrere Steuersätze stehen. Prüfe die Steuerbehandlung also je Beleg. Die Tabellen oben helfen dir, die richtige Kategorie zu finden. Wie du daneben die Einnahmen-Seite sauber erfasst, also was bei Airbnb- und Booking-Auszahlungen wirklich als Umsatz zählt, findest du in Einnahmen richtig erfassen. Wie sich die Ausgaben-Seite in die gesamte Buchhaltung für Ferienwohnungen einordnet, zeigt dir der übergeordnete Leitfaden.
Ein Wort zur Aufbewahrung. Elektronisch entstandene Belege bewahrst du nach den GoBD grundsätzlich im ursprünglichen elektronischen Format auf. Bei einer E-Rechnung ist das die strukturierte Originaldatei. Ein Screenshot, ein Ausdruck oder das Belegbild in Lexware Office ersetzt diese Originaldatei nicht. Papieroriginale darfst du nur dann vernichten, wenn du sie im Rahmen eines dokumentierten, ordnungsgemäßen ersetzenden Scannens digitalisiert hast.
Wenn du deine Buchungs- und Einnahmendaten lieber automatisch vorsortiert in Lexware Office übergeben möchtest, statt sie manuell einzutragen, kannst du dir in einem kurzen Gespräch ansehen, wie bnbills die Einnahmen aus deinem Buchungstool aufbereitet und vorkontiert. bnbills automatisiert dabei die Einnahmen-Seite. Deine Eingangsrechnungen und sonstigen Ausgabenbelege (Möbel, Energie, Reinigung, Versicherungen, Handwerker) erfasst und kontierst du weiterhin separat.
FAQ
Auf welches SKR-04-Konto buche ich Reinigungsmittel?
Reinigungsmittel und Hygieneartikel wie Toilettenpapier oder Seife buchst du üblicherweise im Kontenbereich 6330, in Lexware Office die Kategorie „Reinigung/Reinigungsmittel". Das ist eine mögliche Standardkontierung. Maßgeblich ist der bei dir eingerichtete Kontenplan.
Welches Konto gilt für Dekoration in der Ferienwohnung?
Das hängt vom einzelnen Gegenstand ab. Ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) liegt nur vor, wenn der Gegenstand beweglich, abnutzbar und selbstständig nutzbar ist und zum Anlagevermögen gehört. Geringwertige Verbrauchs- und Dekoartikel buchst du direkt als Aufwand. Über 250 Euro netto erfasst du ein GWG über die Kategorie „Geringwertige Wirtschaftsgüter" (6260, Anlage 0670). Erst höherwertige Stücke über 800 Euro netto aktivierst du auf 0650 beziehungsweise 0690. Kunstgegenstände können anders oder gar nicht abnutzbar sein. Es gilt also nicht pauschal „unter 800 Euro gleich GWG", und den Einzelwert prüfst du pro Gegenstand, nicht nach Rechnungssumme.
Wohin buche ich Software-Tools wie ein PMS oder Lexware Office?
Laufende PMS- oder SaaS-Abos mit zeitlich befristeter Lizenz buchst du regelmäßig auf SKR-04-Konto 6837, Kategorie „Aufwendungen für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten/Lizenzen". Gekaufte oder individuell entwickelte Software sowie Einrichtungs-, Implementierungs- und Hardwareanteile prüfst du gesondert.
Welches Konto nutze ich für Buchführungs- und Steuerberaterkosten?
Buchführungskosten buchst du auf 6830, laufende Rechts- und Steuerberatung auf 6825 und Abschluss- und Prüfungskosten auf 6827. Welches Konto passt, hängt davon ab, ob es um die laufende Buchführung, den Jahresabschluss oder allgemeine Beratung geht. Abziehbar ist nur der betrieblich oder vermietungsbezogen veranlasste Anteil, privat veranlasste Kosten trennst du davon.
Wie buche ich eine Ferienwohnung auf fremdem Grund und Boden?
Zuerst bestimmst du den Sachverhalt, also ob ein eigenes Gebäude auf fremdem Grund, ein Mietereinbau, eine Betriebsvorrichtung oder sofort absetzbarer Erhaltungsaufwand vorliegt. Erst danach folgt das Konto. Ein eigenes Gebäude auf fremdem Grund aktivierst du auf 0330, fest verbundene Mietereinbauten auf 0680, und du schreibst sie über die Nutzungsdauer ab. Es gibt hier keine pauschale Zuordnung zu 0330 oder 0680. Den Einzelfall klärst du am besten mit deiner Steuerkanzlei.