Buchhaltung für Airbnb: Einnahmen GoBD-konform erfassen

Kaum ist der Gast abgereist, kommt die Airbnb-Auszahlung, und mit ihr die Frage: Wie bekomme ich diese Zahlen sauber in meine Buchhaltung, ohne jede Buchung von Hand abzutippen? Airbnb zieht seine Servicegebühr ab und liefert dir keine fertige Rechnung über deine Beherbergungsleistung. Das Sortieren bleibt an dir hängen.

Dieser Beitrag zeigt dir, wie die Buchhaltung für Airbnb als Gastgeber tatsächlich läuft. Du erfährst, welche Einnahmen du wie erfasst, warum zwei Steuersätze und das Reverse-Charge-Verfahren mit reinspielen, und wie du den manuellen Teil weitgehend loswirst. So bleibt deine Buchhaltung GoBD-konform und für deinen Steuerberater nachvollziehbar. Die Einkommensteuer (Anlage V, Abschreibung) lassen wir hier bewusst draußen, die findest du im Leitfaden zur Buchhaltung für Ferienwohnungen.

Kurz gesagt: Airbnb-Buchhaltung heißt, alle Einnahmen aus deinen Vermietungen vollständig und nachvollziehbar zu erfassen. Dazu gehören der richtige Steuersatz je Leistung (7 Prozent auf die Beherbergung, je nach Zusatzleistung 7 oder 19 Prozent), die korrekt verbuchte Airbnb-Servicegebühr (in der Regel Reverse-Charge nach § 13b UStG) und eine saubere Zuordnung jeder Auszahlung. Der größte Hebel ist die Automatisierung. Wer aus jeder Buchung automatisch eine fertige Rechnung im Buchhaltungstool erzeugt, spart sich das Abtippen komplett.

Warum Airbnb-Buchhaltung anders ist als normale Vermietung

Eine dauervermietete Wohnung bringt dir eine Mietzahlung im Monat. Bei Airbnb kommen im selben Zeitraum schnell zehn und mehr Buchungen zusammen, und genau diesen Unterschied unterschätzen viele Gastgeber am Anfang.

Vier Dinge machen die Airbnb-Buchhaltung besonders.

Viele kleine Buchungen statt weniger großer. Eine gut ausgelastete Wohnung kommt schnell auf deutlich über hundert Buchungen im Jahr. Jede hat einen eigenen Betrag, einen eigenen Zeitraum und einen eigenen Beleg.
Airbnb zahlt netto aus, nicht brutto. Auf dem Konto landet die Auszahlung nach Abzug der Servicegebühr. Für deine Buchhaltung brauchst du aber den vollen Umsatz und die Gebühr getrennt voneinander.
Mehrere Steuersätze in einer Buchung. Als regelbesteuerter Vermieter versteuerst du die Übernachtung mit 7 Prozent, Zusatzleistungen je nach Art mit 7 oder 19 Prozent (Aufteilungsgebot, § 12 Abs. 2 Nr. 11 Satz 2 UStG).
Die Servicegebühr fällt unter Reverse-Charge. Airbnb rechnet über seine irische Gesellschaft ab. Als Unternehmer schuldest du die Umsatzsteuer auf die Servicegebühr in der Regel selbst. Das ist das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG.

Dazu kommt seit 2023 die Plattform-Meldepflicht. Airbnb, Booking und andere Portale melden deine Vermieterdaten und Einnahmen an die Steuerbehörden, in Deutschland laufen die Daten beim Bundeszentralamt für Steuern zusammen. Das Finanzamt kann deine Zahlen also gegenprüfen. Umso wichtiger, dass deine Buchhaltung vollständig ist und zu dem passt, was die Plattform meldet.

Welche Airbnb-Einnahmen du wie erfasst

Bevor es um Tools geht, lohnt der Blick auf die einzelnen Posten. Eine Airbnb-Buchung ist selten nur eine Zahl.

Posten	Was es ist	Steuerliche Behandlung (Regelbesteuerung)
Übernachtungsentgelt	Der eigentliche Beherbergungsumsatz	7 % USt (ermäßigt, kurzfristige Beherbergung)
Endreinigung	Übliche Reinigung der vermieteten Räume	7 %, auch wenn du sie gesondert berechnest
WLAN, Parkplatz	Zusatzleistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen	19 % (Aufteilungsgebot)
Frühstück	Nicht Teil der 7-%-Beherbergung, getrennt zu erfassen	Speisen 7 %, Getränke 19 % (seit 1. Januar 2026)
Airbnb-Servicegebühr	Provision, die Airbnb einbehält	Aufwand, in der Regel Reverse-Charge nach § 13b UStG
Kurtaxe / City Tax	Vom Gast eingezogen, an die Gemeinde abgeführt	Je nach Satzung durchlaufender Posten ohne USt oder Teil deines Entgelts

Welche Leistung welchen Satz bekommt, steht im Detail im Beitrag zum Aufteilungsgebot bei Ferienwohnungen. Ob die Kurtaxe ein durchlaufender Posten ist, hängt davon ab, wer laut Satzung deiner Gemeinde Steuerschuldner ist. Die Grundlagen dazu findest du im Beitrag zu Kurtaxe, Citytax und Beherbergungssteuer.

Der wichtigste Grundsatz dabei ist, dass die Auszahlung nicht dein Umsatz ist. Wenn Airbnb dir 680 Euro überweist, hat der Gast mehr gezahlt. Du erfasst den vollen Preis deiner Leistung als Umsatz und die einbehaltene Servicegebühr getrennt als Aufwand. Sonst stimmen weder deine Umsatzsteuer-Voranmeldung noch dein Gewinn. Warum das so ist, erklärt der Beitrag Einnahmen richtig erfassen. Wie du die Servicegebühr konkret in Lexware Office buchst, zeigt dir Schritt für Schritt der Beitrag zur Airbnb-Kommission.

Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung

Ob du überhaupt Umsatzsteuer ausweist, hängt von deinem Status ab.

Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Deine Umsätze sind von der Umsatzsteuer befreit, allerdings ohne Vorsteuerabzug. Du weist auf Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Die Reverse-Charge-Pflicht auf die Airbnb-Servicegebühr kann dich trotzdem treffen, weil sie an die Unternehmereigenschaft anknüpft und nicht an die Umsatzgrenze. Die § 13b-Steuer meldest und zahlst du dann selbst, ohne sie als Vorsteuer abziehen zu können. Wie das funktioniert, erklärt der Beitrag zum Reverse-Charge-Verfahren.
Regelbesteuerung: Du weist 7 beziehungsweise 19 Prozent aus, ziehst Vorsteuer und gibst regelmäßig die Umsatzsteuer-Voranmeldung ab.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Reißt du die 100.000-Euro-Grenze unterjährig, fällt bereits der Umsatz, mit dem du sie überschreitest, unter die Regelbesteuerung. Gerechnet wird über dein gesamtes Unternehmen, nicht je Wohnung. Welcher Status für dich passt und wie die Grenzen in deinem Fall zu rechnen sind, gehört einmal sauber mit dem Steuerberater geklärt. Für die Buchhaltung deiner Airbnb-Vermietung heißt das, dass sie beide Fälle mit dem richtigen Steuersatz je Position abbilden können muss.

Brauche ich für jede Airbnb-Buchung eine Rechnung?

Bucht ein Unternehmer für sein Unternehmen oder eine juristische Person, musst du eine Rechnung mit allen Pflichtangaben ausstellen. Bei privaten Gästen nimmt die Finanzverwaltung die kurzfristige Beherbergung von der Rechnungspflicht aus. Aufzeichnen musst du aber jede ausgeführte Buchung, und dafür ist eine Rechnung je Buchung der einfachste und sicherste Weg. So hat jeder Umsatz einen Beleg mit fortlaufender Nummer, und deine Zahlen sind für das Finanzamt nachvollziehbar. Die Details stehen in den Beiträgen Musst du für jede Buchung eine Rechnung ausstellen? und zu den Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Reicht Excel für hunderte Airbnb-Buchungen?

Für die erste Wohnung mit wenigen Buchungen reicht eine Tabelle oft noch. Als Datenbasis dienen dabei die Transaktionsübersicht aus deinem Airbnb-Konto oder die Buchungsliste deines PMS, aus denen du jede Buchung einzeln überträgst. Das Problem kommt mit dem Wachstum und mit der GoBD.

Excel stößt an seine Grenzen, sobald einer dieser Punkte zutrifft.

Mehrere Wohnungen oder Kanäle (Airbnb, Booking, eigene Website) kommen zusammen.
Die Zahl der Buchungen pro Jahr geht in die Hunderte.
Du musst jede Zeile von Hand mit dem richtigen Steuersatz pflegen.
Dein Steuerberater braucht nachvollziehbare, unveränderbare Belege.

Dazu kommt die GoBD, die Vorgaben der Finanzverwaltung für digitale Buchführung und Belege. Sie verlangt, dass Aufzeichnungen vollständig, nachvollziehbar und so gespeichert sind, dass sich nachträglich nichts unbemerkt ändern lässt. Eine Excel-Tabelle, die du jederzeit überschreiben kannst, erfüllt das als einzige Grundaufzeichnung regelmäßig nicht. Eine Buchhaltungssoftware mit unveränderbarer Belegablage und Änderungshistorie unterstützt genau das. Verantwortlich für die richtige Einrichtung und Nutzung bleibst du. Sie bringt dir außerdem den E-Rechnungs-Empfang mit, den du als Unternehmer seit 2025 können musst. Was davon dich als Gastgeber wirklich betrifft, steht im Beitrag zur E-Rechnungs-Pflicht für Ferienwohnungen.

Worauf du bei einer Airbnb-Buchhaltungslösung achten solltest

Nicht jedes Buchhaltungstool ist für die Kurzzeitvermietung gemacht, deshalb lohnen sich diese fünf Prüfpunkte.

Automatische Rechnung aus jeder Buchung, statt jede Buchung von Hand zu erfassen.
Der richtige Steuersatz je Position, also 7 Prozent auf die Übernachtung und der jeweils passende Satz auf Zusatzleistungen, sauber getrennt statt pauschal.
GoBD-Unterstützung und E-Rechnung, mit unveränderbarer Belegablage und ZUGFeRD-Format.
Anbindung an dein Buchungssystem (PMS) wie Smoobu oder Guesty, damit Buchungen automatisch ankommen.
Übergabe an den Steuerberater, zum Beispiel über den DATEV-Export deines Buchhaltungstools.

So wird aus jeder Buchung automatisch die fertige Rechnung

Der eigentliche Zeitfresser ist das Abtippen und das Berechnen der Steuerbeträge. Genau da setzt bnbills an.

bnbills verbindet dein PMS (Smoobu oder Guesty) mit deinem Buchhaltungstool und macht aus jeder Buchung automatisch die fertige Rechnung in Lexware Office (sevDesk als weiteres Buchhaltungstool ist in Arbeit). Konkret heißt das für deine Buchungen:

Jede Buchung wird zur fertigen Rechnung in Lexware Office, einmal täglich für alle Abreisen des Vortags, ohne manuelles Tippen. Das gilt auch für deine Airbnb- und Booking-Buchungen, sofern sie über dein PMS laufen.
Jede Position kommt mit dem Steuersatz an, den du einmal festgelegt hast. Für Übernachtung, Endreinigung und Extras definierst du je Position den Satz, und Lexware Office kontiert die Positionen anhand ihres Steuersatzes selbst. Über den DATEV-Export deines Lexware-Office-Kontos übergibst du Belege und Buchungsdaten anschließend gesammelt an deinen Steuerberater.
Die Kurtaxe erscheint als eigene Position, getrennt vom Übernachtungsentgelt ausgewiesen.
Braucht ein Geschäftsreisender eine Firmenrechnung, trägt er seine Rechnungsdaten selbst in ein Online-Formular ein und bekommt die Rechnung sofort.
Mehrere Wohnungen, Firmen oder Eigentümer steuerst du aus einem Account. Als Co-Host oder Agentur legst du je Apartment fest, in welchem Lexware-Office-Konto die Rechnungen entstehen.
Der Ablauf unterstützt eine GoBD-konforme Belegablage, liefert mit aktivierter E-Rechnung ZUGFeRD/Factur-X und läuft DSGVO-konform auf deutschen Servern. Das kostet 10 Euro netto pro Apartment und Monat, monatlich kündbar.

Eine ehrliche Abgrenzung gehört dazu. bnbills automatisiert die Einnahmen-Seite, also Buchungsrechnungen und Kurtaxe. Die Provisionsbelege der Portale buchst du weiterhin selbst, wie im Beitrag zur Airbnb-Kommission beschrieben, und auch deine Ausgaben erfasst du wie gewohnt. Genau die Einnahmen-Seite ist bei vielen Buchungen aber der lästigste Teil, und dieser Teil lässt sich weitgehend automatisieren. Wie die Verbindung im Detail aussieht, liest du am Beispiel von Smoobu und Lexware Office.

So gehst du bei der Airbnb-Buchhaltung vor

Status klären. Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung? Das entscheidet, ob und wie du Umsatzsteuer ausweist.
Einnahmen vollständig erfassen. Voller Umsatz, Zusatzleistungen und Servicegebühr getrennt, nicht nur die Netto-Auszahlung.
Steuersätze richtig zuordnen. 7 Prozent auf die Übernachtung, je nach Zusatzleistung 7 oder 19 Prozent, dazu Reverse-Charge auf die Airbnb-Gebühr. Hinterlege dafür deine USt-IdNr. bei Airbnb, dann rechnet Airbnb netto ab und der Beleg passt zum Verfahren.
Belege GoBD-konform ablegen. Unveränderbar und nachvollziehbar, nicht in einer überschreibbaren Tabelle.
Automatisieren, wo es repetitiv wird. PMS an die Buchhaltung anbinden, damit Rechnungen automatisch entstehen.
Sauber an den Steuerberater übergeben. Zum Beispiel über den DATEV-Export deines Buchhaltungstools, statt Belege per Mail zu schicken.

Häufige Fragen zur Airbnb-Buchhaltung

Wie funktioniert die Buchhaltung für Airbnb?

Du erfasst jede Buchung mit dem vollen Umsatz und dem richtigen Steuersatz, buchst die Airbnb-Servicegebühr getrennt als Aufwand (in der Regel per Reverse-Charge) und legst alle Belege GoBD-konform ab. Mit einer Anbindung zwischen PMS und Buchhaltungstool entsteht die Rechnung zu jeder Buchung automatisch.

Muss ich als Airbnb-Gastgeber Umsatzsteuer ausweisen?

Das hängt von deinem Status ab. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus (seit 2025 gelten 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr). Bei Regelbesteuerung weist du 7 Prozent auf die Beherbergung und den jeweils passenden Satz auf Zusatzleistungen aus. Die Reverse-Charge-Pflicht auf die Airbnb-Servicegebühr kann dich auch als Kleinunternehmer treffen.

Welcher Steuersatz gilt für die Airbnb-Vermietung?

Auf die kurzfristige Beherbergung gelten 7 Prozent Umsatzsteuer, ebenso auf die übliche Endreinigung. Zusatzleistungen wie WLAN oder Parkplatz liegen bei 19 Prozent (Aufteilungsgebot, § 12 Abs. 2 Nr. 11 Satz 2 UStG). Beim Frühstück gelten seit 2026 für die Speisen 7 und für Getränke 19 Prozent. Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus.

Wie verbuche ich die Airbnb-Servicegebühr?

Du erfasst den vollen Umsatz als Einnahme und die Servicegebühr getrennt als Aufwand. Weil Airbnb über seine irische Gesellschaft abrechnet, schuldest du als Unternehmer die Steuer auf die Gebühr in der Regel selbst (Reverse-Charge nach § 13b UStG). Das hängt rechtlich an deiner Unternehmereigenschaft, nicht an der hinterlegten USt-IdNr. Hinterlege sie trotzdem bei Airbnb, dann rechnet Airbnb netto ab und der Beleg passt zum Verfahren. Ohne sie weist Airbnb Umsatzsteuer aus, die Behandlung klärst du dann im Zweifel mit deinem Steuerberater. Die Schritte in Lexware Office zeigt der Beitrag zur Airbnb-Kommission.

Reicht Excel für die Airbnb-Buchhaltung?

Für eine einzelne Wohnung mit wenigen Buchungen kann eine Tabelle zum Start funktionieren. Mit mehreren Wohnungen, vielen Buchungen und der GoBD-Anforderung an unveränderbare Belege stößt sie schnell an ihre Grenzen. Dann ist eine Buchhaltungssoftware mit unveränderbarer, GoBD-gerechter Belegablage die sicherere Wahl.

Ist die Kurtaxe Teil meines Airbnb-Umsatzes?

Das hängt von der Satzung deiner Gemeinde ab, denn sie legt fest, wer Steuerschuldner ist. Ziehst du die Kurtaxe im Namen und für Rechnung der Gemeinde vom Gast ein und führst sie ab, ist sie ein durchlaufender Posten ohne Umsatzsteuer. Schuldest du die Abgabe selbst und berechnest sie weiter, gehört sie grundsätzlich zu deinem Entgelt. Die Details stehen im Kurtaxe-Beitrag.

Fazit

Die Buchhaltung für Airbnb ist vor allem deshalb mühsam, weil viele kleine Buchungen, mehrere Steuersätze und das Reverse-Charge-Verfahren zusammenkommen. Wer das von Hand macht, verbringt das Monatsende mit Abtippen. Wer aus jeder Buchung automatisch eine fertige Rechnung mit den richtigen Steuersätzen bekommt, hat den lästigsten Teil erledigt, bevor er überhaupt anfängt.

Wenn du sehen willst, wie aus deinen Airbnb-Buchungen automatisch fertige Rechnungen in Lexware Office werden, buch dir eine kurze Demo oder lies als Grundlage den Leitfaden zur Buchhaltung für Ferienwohnungen.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er gibt den Stand vom September 2026 wieder. Ob und wie Umsatzsteuer, Kleinunternehmerregelung, Reverse-Charge und Kurtaxe dich betreffen, hängt von deinem Einzelfall ab.