Checkliste: Welche Belege Gastgeber wirklich brauchen

Um das Sammeln von Belegen kommt man auch beim Betrieb einer Ferienwohnung nicht herum. Ohne passende Nachweise für Einnahmen und Ausgaben funktioniert weder die Umsatzsteuervoranmeldung noch der Vorsteuerabzug. Damit du nichts vergisst, findest du hier die wichtigsten Belege auf einen Blick.

Wer eine Ferienwohnung betreibt, hat im Alltag viele Ausgaben und Einnahmen, für die es passende Belege braucht. Ohne diese Belege lässt sich die Umsatzsteuervoranmeldung nicht sauber erstellen und auch die Vorsteuer kann nicht geltend gemacht werden. Hier findest du eine kompakte Liste, die die wichtigsten Belege abdeckt.

Einnahmen

Zu jeder einzelnen Buchung brauchst du einen Einnahmenbeleg – entweder eine richtige Rechnung oder eine andere Form von Aufzeichnung, in der Preis, Steuersatz und Steuerbetrag klar erkennbar sind (Grundlage: Aufzeichnungspflicht laut Umsatzsteuergesetz). Ohne diese Angaben kannst du die Umsatzsteuer nicht korrekt melden.

Ausgaben

Einrichtung & Ausstattung

Belege brauchst du zum Beispiel für:

Möbel (Betten, Matratzen, Schränke, Sofas, Tische, Stühle)
Küchenausstattung (Geschirr, Besteck, Töpfe, Pfannen, Gläser, Kaffeemaschine, Mikrowelle, TV usw.)
Dekoartikel
Wäsche (Bettwäsche, Handtücher, Geschirrtücher)

Typische Händler: Amazon, Ikea, Otto, XXXLutz, Mömax, Jysk, …

Reinigung

Rechnungen von Reinigungsfirmen
Belege für Reinigungsmittel (auch bei selbstständigen Reinigungskräften nachfragen)
Wäscherei oder Mietwäsche

Verbrauchsartikel

Alles, was Gäste verbrauchen oder du regelmäßig nachkaufst:

Lebensmittel & Kleinteile (Kaffee, Tee, Salz, Öl usw.)
Hygieneartikel (Seife, Shampoo, Toilettenpapier)
Küchenverbrauchsartikel (Küchenpapier, Lappen, Schwämme, Folien, Backpapier)
Aufmerksamkeiten für Gäste (Wein, Snacks, Getränke)

Betriebskosten

Strom, Gas, Wasser, Abwasser
Internet, TV, Streamingdienste
Müllgebühren
Versicherungen (Inhalt, Haftpflicht, Rechtsschutz usw.)
Softwarelizenzen (bnbills, Lexware, Smoobu, Turno, PriceLabs, Domains, iCloud)
Rundfunkbeitrag
Portalgebühren: Airbnb-Mehrwertsteuerrechnungen, Booking.com-Auszahlungsbelege
Lager- oder Abstellkosten

Sonstige Belege

Parkgebühren
Bewirtungsbelege
Handwerker
Steuerberater und Anwälte
Fahrt- und Reisekosten

Praktischer Tipp

Gehe einmal im Monat dein Geschäftskonto durch und prüfe jeden Zahlungsausgang: „Habe ich dafür einen Beleg?" Falls nein: sofort anfordern. Das spart Nerven, Zeit und Diskussionen bei Rückfragen vom Finanzamt, dem Steuerberater oder bei der Umsatzsteuervoranmeldung.