Checkliste: Welche Belege Gastgeber wirklich brauchen

Ums Sammeln von Belegen kommst du auch beim Betrieb einer Ferienwohnung nicht herum. Ohne passende Nachweise für Einnahmen und Ausgaben wird die Buchhaltung schnell unsauber, und bei einer Betriebsprüfung wird es unangenehm. Bist du regelbesteuert, betrifft das auch deine Umsatzsteuervoranmeldung und den Vorsteuerabzug. Als Kleinunternehmer brauchst du die Belege ebenso, hast aber in der Regel weder eine Umsatzsteuervoranmeldung noch einen Vorsteuerabzug. Damit du nichts vergisst, findest du hier die wichtigsten Belege für Einnahmen und Ausgaben auf einen Blick.

Einnahmen

Zu jeder Buchung solltest du einen nachvollziehbaren Einnahmennachweis haben. Das ist eine Rechnung oder eine andere Aufzeichnung, aus der Preis und steuerliche Behandlung hervorgehen. Grundlage ist die Aufzeichnungspflicht nach § 22 UStG, nicht eine Pflicht, jedem privaten Gast eine Rechnung auszustellen. Anders ist es nur, wenn dein Gast ein Unternehmen für dessen Unternehmen oder eine juristische Person ist, dann brauchst du eine Rechnung nach § 14 UStG.

Bist du regelbesteuert, gehören Steuersatz und Steuerbetrag in den Nachweis, denn ohne sie kannst du die Umsatzsteuer nicht korrekt melden. Als Kleinunternehmer weist du keinen Steuerbetrag aus, sondern verweist auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Aufzeichnen musst du deine Einnahmen aber in beiden Fällen. Wie du das sauber machst, steht in Einnahmen richtig erfassen.

Ausgaben

Einrichtung und Ausstattung

Belege brauchst du zum Beispiel für:

Möbel (Betten, Matratzen, Schränke, Sofas, Tische, Stühle)
Küchenausstattung (Geschirr, Besteck, Töpfe, Pfannen, Gläser, Kaffeemaschine, Mikrowelle, TV usw.)
Dekoartikel
Wäsche (Bettwäsche, Handtücher, Geschirrtücher)

Typische Händler sind zum Beispiel Amazon, Ikea, Otto, XXXLutz, Mömax oder Jysk. Ein Beleg heißt dabei nicht automatisch, dass du den ganzen Betrag sofort absetzt. Größere oder langlebige Anschaffungen wie Möbel schreibst du oft über mehrere Jahre ab. Die genaue Behandlung überlässt du deinem Steuerberater.

Reinigung

Rechnungen von Reinigungsfirmen
Belege für Reinigungsmittel, wenn du sie selbst kaufst (bei selbstständigen Reinigungskräften nachfragen, ob das Material auf deren Rechnung steht)
Wäscherei oder Mietwäsche

Verbrauchsartikel

Alles, was Gäste verbrauchen oder du regelmäßig nachkaufst:

Lebensmittel und Kleinteile (Kaffee, Tee, Salz, Öl usw.)
Hygieneartikel (Seife, Shampoo, Toilettenpapier)
Küchenverbrauchsartikel (Küchenpapier, Lappen, Schwämme, Folien, Backpapier)
Aufmerksamkeiten für Gäste (Wein, Snacks, Getränke)

Betriebskosten

Strom, Gas, Wasser, Abwasser
Internet und TV (bei Streamingdiensten zusätzlich prüfen, ob die Nutzung in einer Ferienwohnung nach den Vertragsbedingungen erlaubt ist)
Müllgebühren
Versicherungen (Inhalt, Haftpflicht, Rechtsschutz usw.)
Softwarelizenzen (zum Beispiel bnbills, Lexware Office, Smoobu, Turno, PriceLabs, Domains, iCloud)
Rundfunkbeitrag
Portalgebühren, also Airbnb-Servicegebühren samt ihren VAT-Rechnungen und Booking.com-Provisionsrechnungen. Die Auszahlungsberichte der Plattformen hebst du zusätzlich für den Zahlungsabgleich auf, sie ersetzen die Provisionsrechnung aber nicht.
Kommunale Abgaben wie Kurtaxe, Citytax oder Beherbergungssteuer. Sammle dazu Bescheide, Abrechnungen und Zahlungsnachweise. Wie diese Beträge steuerlich zählen, hängt von der kommunalen Satzung ab, es sind nicht automatisch normale Betriebskosten.

Sonstige Belege

Parkgebühren
Bewirtungsbelege
Handwerker
Steuerberater und Anwälte
Fahrt- und Reisekosten

Bei einigen dieser Ausgaben gelten besondere Regeln für den Abzug, zum Beispiel bei Bewirtung oder Fahrtkosten. Sammle die Belege deshalb vollständig und überlass die genaue steuerliche Einordnung deinem Steuerberater.

Portalgebühren richtig einordnen

Die Gebühren von Airbnb und Booking mindern deinen Gewinn und gehören auf die Ausgabenseite. Je nach steuerlicher Einordnung deiner Vermietung sind es Betriebsausgaben oder Werbungskosten. Wichtig ist dabei, dass die Auszahlung der Plattform nicht automatisch dein Umsatz ist. Halte den vollen Buchungspreis, die Plattformgebühr, mögliche Steueranteile, Erstattungen und die tatsächliche Auszahlung getrennt nachvollziehbar. Wie du die Gebühren konkret verbuchst, steht in Airbnb-Kommission korrekt verbuchen und in Booking.com-Auszahlungen in Lexware Office verbuchen. Welche Konten du für deine Ausgaben nutzt, zeigt Ausgaben und Konten im SKR 04.

Praktischer Tipp

Geh einmal im Monat deine Zahlungen durch, und zwar nicht nur das Geschäftskonto, sondern auch Kreditkarte, PayPal, die Plattformabrechnungen und privat verauslagte Beträge. Prüfe bei jedem Posten, ob du einen Beleg hast, und achte dabei auch auf Verrechnungen und einbehaltene Plattformgebühren, die gar nicht als eigener Zahlungsausgang auftauchen. Fehlt ein Beleg, fordere ihn sofort an. Das spart dir später Nerven und Diskussionen bei Rückfragen vom Finanzamt oder von deinem Steuerberater. Einen Gesamtüberblick über die Buchhaltung gibt der Leitfaden Buchhaltung für Ferienwohnungen.

Die Einnahmenseite kannst du dir dabei erleichtern. Für angebundene Standardbuchungen erstellt bnbills aus den übermittelten Daten automatisch einen Einnahmenbeleg in Lexware Office, jede Position mit dem von dir hinterlegten Steuersatz. Sonderfälle wie Stornos, Preisänderungen, kommunale Abgaben oder unvollständige Plattformdaten solltest du dabei im Blick behalten. Das betrifft nur die Einnahmenseite. Plattformgebühren, Auszahlungsbelege und weitere Ausgaben verbuchst du weiterhin selbst. Wenn du sehen möchtest, wie das funktioniert, buch dir einen kurzen Termin oder schau dich auf bnbills.de um.

Häufige Fragen

Welche Belege brauche ich für meine Ferienwohnung?

Für jede Buchung einen nachvollziehbaren Einnahmennachweis. Bist du regelbesteuert, sollten Steuersatz und Steuerbetrag erkennbar sein, als Kleinunternehmer stattdessen der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Dazu für alle Ausgaben passende Rechnungen oder Quittungen, von der Einrichtung über Reinigung und Verbrauch bis zu Betriebskosten und Portalgebühren.

Brauche ich für jede Buchung eine Rechnung an den Gast?

Gegenüber privaten Gästen besteht bei kurzfristiger Beherbergung in der Regel keine gesetzliche Pflicht, eine Rechnung auszustellen. Für eine saubere Buchhaltung ist eine Rechnung je Buchung aber der einfachste und sicherste Weg. Denn du musst deine Einnahmen nach § 22 UStG vollständig und nach Steuersätzen getrennt aufzeichnen und den Buchungspreis nach dem Aufteilungsgebot in 7 % und 19 % trennen, auch bei nicht separat berechneten Leistungen wie WLAN. Eine eigene Ausgangsrechnung je Buchung hält beides an einer Stelle fest. Eine echte Rechnungspflicht nach § 14 UStG gilt darüber hinaus, wenn dein Gast ein Unternehmen für dessen Unternehmen oder eine juristische Person ist.

Wie lange muss ich die Belege aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du seit 2025 grundsätzlich acht Jahre auf. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren. Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres. Im Zweifel gilt die längere Frist.

Sind die Gebühren von Airbnb und Booking absetzbar?

Ja, sie mindern grundsätzlich deinen steuerlichen Gewinn oder Überschuss. Je nach Einordnung deiner Vermietung sind es Betriebsausgaben oder Werbungskosten. Wichtig ist, dass du Provisionsrechnungen, Servicegebühr-Belege und Auszahlungsberichte getrennt sammelst und nicht nur die Nettoauszahlung als Einnahme behandelst.