So erstellst du automatisiert eine Rechnung für Geschäftsreisende über Smoobu
So erstellst du mit bnbills automatisiert Rechnungen für Geschäftsreisende aus deinen Smoobu-Buchungen. Gäste geben ihre Firmendaten selbst ein.
Firmenkunden fordern regelmäßig eine Rechnung mit Firmenadresse an. Weil die Buchung anfangs aber meistens auf einen einzelnen Mitarbeiter läuft, fragst du die korrekten Rechnungsdaten hinterher ab und baust die Rechnung von Hand in Lexware Office oder einem anderen Tool. In dieser Anleitung automatisierst du genau diesen Schritt.
Der manuelle Aufwand, den du dir sparst
Das Abfragen der Firmendaten und das manuelle Erstellen jeder Rechnung kostet Zeit und ist fehleranfällig, obwohl deine Ferienwohnungsvermietung sonst automatisiert läuft. Mit bnbills nutzt du stattdessen die automatische Rechnungserstellung für Smoobu. Für diesen Weg brauchst du Smoobu als PMS und Lexware Office als Buchhaltungstool.
Schritt für Schritt: Gastrechnungen automatisch erstellen
1. Registrieren. Registriere dich unter app.bnbills.de/registration.
2. Anmelden. Melde dich mit den Zugangsdaten, die du von uns bekommst, unter app.bnbills.de an.
3. Lexware Office verbinden. Füge unter app.bnbills.de/connections deinen Lexware Office API-Key hinzu. Wie du ihn erstellst, steht in So erstellst du einen API-Key in Lexware Office.
4. Smoobu verbinden. Den Smoobu-Schlüssel für bnbills holst du dir aus dem Smoobu-Marktplatz. Klicke in Smoobu im Menü auf Marktplatz, dann auf Accounting und Legal, öffne bnbills über Mehr erfahren und klicke auf Verbinden. Smoobu zeigt dir daraufhin einen API-Key an. Diesen fügst du unter app.bnbills.de/connections in bnbills hinzu.
5. Platzhalter nutzen. Ab jetzt kannst du den Smoobu-Platzhalter [bnbillsCheckinUrl] verwenden. bnbills setzt ihn automatisch in alle Buchungen ab dem Monat, in dem du das Apartment aktivierst. Beim Versand wird er durch einen Link ersetzt, über den deine Gäste ihre Rechnungsdaten eingeben und eine Rechnung anfordern. Wie du den Platzhalter richtig einsetzt, steht in bnbills Smoobu-Platzhalter richtig nutzen.
Wie der komplette Ablauf von der Buchung bis zur fertigen Rechnung aussieht, steht in Wie funktioniert bnbills?.
Und Rechnungen für Privatgäste?
Gegenüber privaten Gästen besteht bei kurzfristiger Beherbergung in der Regel keine Pflicht, eine Rechnung auszustellen. Du musst deine Einnahmen aber nach § 22 UStG vollständig und nach Steuersätzen getrennt aufzeichnen. Eine Rechnungspflicht nach § 14 UStG greift erst, wenn dein Gast ein Unternehmen für dessen Unternehmen oder eine juristische Person ist.
Bereitstellen kannst du eine Rechnung trotzdem. Über die [bnbillsCheckinUrl] sieht auch ein Privatgast seine Rechnung, nachdem bnbills sie nach der Abreise automatisch erzeugt hat. Wann eine Rechnung Pflicht ist und wann die Aufzeichnung genügt, steht ausführlich in Warum du für jede Ferienwohnungsbuchung eine Rechnung brauchst. Wie deine Vermietung im Einzelfall einzuordnen ist, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.
Kostenloser Guide zur Umsatzsteuervoranmeldung
Falls du dich als Gastgeber selbst an die Umsatzsteuervoranmeldung machen möchtest, haben wir einen Schritt-für-Schritt-Guide für dich gebaut. Du lädst ihn dir unter bnbills.de/guide-ust-voranmeldung herunter.
Wenn du Fragen zur Rechnungsstellung für deine Situation als Gastgeber hast, schau dir das gern gemeinsam mit uns an. Buch dir einen kurzen Termin oder schau dich auf bnbills.de um.
Häufige Fragen
Was brauche ich, um Rechnungen für Geschäftsreisende über Smoobu zu automatisieren?
Du brauchst Smoobu als PMS und Lexware Office als Buchhaltungstool. In bnbills verbindest du beide über ihre API-Keys, danach entsteht aus jeder Buchung automatisch die passende Rechnung.
Wie kommen die Firmendaten in die Rechnung?
Über den Platzhalter [bnbillsCheckinUrl] erhält der Gast einen Link zu einem Online-Formular. Dort trägt er seine Firmendaten selbst ein, und bnbills erstellt die Rechnung automatisch im Buchhaltungstool.
Muss ich Privatgästen eine Rechnung ausstellen?
Bei kurzfristiger Beherbergung besteht gegenüber Privatgästen in der Regel keine Rechnungspflicht. Du musst deine Einnahmen aber nach § 22 UStG aufzeichnen. Eine Rechnung nach § 14 UStG ist erst Pflicht, wenn der Gast ein Unternehmen oder eine juristische Person ist.