Rechnung stornieren oder korrigieren in Lexware Office (Ferienwohnung)

Wenn ein Gast storniert, früher abreist oder eine gebuchte Leistung entfällt, darfst du eine bereits ausgestellte Rechnung nicht einfach ändern oder löschen. Stattdessen erstellst du eine Stornorechnung oder eine Rechnungskorrektur. Welcher der beiden Wege richtig ist, hängt davon ab, ob die Leistung schon erbracht wurde und ob bereits Geld geflossen ist. Hier siehst du beide Fälle Schritt für Schritt in Lexware Office (früher lexoffice).

Stornieren oder korrigieren: der Unterschied

Eine ausgestellte Rechnung ist ein Beleg, der nachvollziehbar bleiben muss. Du ersetzt sie deshalb nicht, sondern stellst ihr einen neuen Beleg gegenüber. Die einfache Entscheidungshilfe lautet: Leistung erbracht oder Geld geflossen? Dann brauchst du eine Rechnungskorrektur, die sich klar auf die Originalrechnung bezieht. Sonst genügt es, die ursprüngliche Rechnung zu stornieren.

Davon getrennt steht die steuerliche Frage. Für die Umsatzsteuer kommt es nicht auf den Klick in Lexware an, sondern darauf, ob die Leistung erbracht wurde und ob du Geld zurückgezahlt hast. Beide Ebenen schauen wir uns weiter unten genauer an.

Storno vor dem Aufenthalt

Storniert der Gast, bevor er angereist ist und bevor du eine Anzahlung vereinnahmt hast, genügt es, die ursprüngliche Rechnung zu stornieren. In Lexware Office hängt der genaue Weg vom Status der Rechnung ab.

1. Rechnung noch nicht versendet: Du bearbeitest die Rechnung direkt oder stornierst sie, ohne dass ein weiterer Beleg nötig ist.
2. Rechnung versendet, aber noch unbezahlt: Du wählst an der Rechnung „Weiterführen zur Rechnungskorrektur" und erstellst so eine saubere Stornorechnung als Beleg. Den schickst du dem Gast zur Dokumentation.

Steuerlich ist dieser Fall unkritisch. Solange die Leistung noch nicht erbracht wurde und du keine Anzahlung vereinnahmt hast, ist noch keine Umsatzsteuer entstanden, die du korrigieren müsstest.

Wichtig: Behältst du eine Stornogebühr ein, ist das in der Regel kein Umsatz. Eine echte Stornogebühr oder Entschädigung ohne Gegenleistung ist nicht steuerbarer Schadensersatz. Darauf erstellst du keine Rechnung mit Umsatzsteuer und auch keine Korrektur. Nur soweit du tatsächlich etwas zurückzahlst, mindert sich die Steuer.

Rechnungskorrektur, wenn schon Geld geflossen ist

Hast du bereits Geld vereinnahmt, etwa eine Anzahlung oder die volle Zahlung, reicht ein einfaches Stornieren nicht mehr. Dann erstellst du eine Rechnungskorrektur. Auch hier richtet sich der Weg in Lexware Office nach dem Status der Rechnung.

1. Rechnung versendet, aber die Zahlung ist in Lexware noch nicht zugeordnet: Im Reiter „Belege" klickst du auf die ursprünglich angelegte Rechnung, dann auf die drei Punkte und auf „Weiterführen zur Rechnungskorrektur".
2. Zahlung bereits zugeordnet: Hebe zuerst die Zahlungszuordnung an der Rechnung auf und erstelle danach die Rechnungskorrektur über denselben Weg.

Worauf du dabei achten musst

• Die Korrektur muss die Originalrechnung referenzieren, zum Beispiel „Bezug auf Rechnung Nr. XYZ vom TT.MM.JJJJ".
• Maßgeblich für die Umsatzsteuer ist der Voranmeldungszeitraum, in dem du das Geld tatsächlich zurückzahlst (§ 17 Abs. 1 i. V. m. Abs. 2 Nr. 2 UStG). Hast du Geld für eine Leistung vereinnahmt, die nicht ausgeführt wird, mindert sich die Steuer erst mit der Rückzahlung. Das gilt unabhängig davon, ob du Soll- oder Ist-Versteuerung anwendest. Behältst du das Geld, gibt es keine Minderung. Hintergrund zu den Versteuerungsarten findest du in Soll- oder Ist-Versteuerung.
• Bei Teilstornos oder Teilerstattungen, etwa wenn der Gast nur den Parkplatz storniert, führst du nur diese Position in der Korrektur auf. Auch hier zählt für die Steuer der zurückgezahlte Betrag.
• Eine kaufmännische Gutschrift ist nicht dasselbe wie eine Rechnungskorrektur. Wer eine Korrektur fälschlich als Gutschrift mit ausgewiesener Umsatzsteuer behandelt, riskiert eine Steuerschuld nach § 14c UStG. Bleib beim Begriff Rechnungskorrektur.
• Die Originalrechnung bleibt erhalten, du änderst oder löschst sie nicht. Das verlangt die Unveränderbarkeit von Belegen nach GoBD und § 146 AO.

FAQ

Wie storniere ich eine Rechnung in Lexware Office?

Solange die Leistung noch nicht erbracht und kein Geld geflossen ist, stornierst du die Rechnung je nach Status. Eine noch nicht versendete Rechnung bearbeitest oder stornierst du direkt. Eine versendete, unbezahlte Rechnung führst du zur Rechnungskorrektur weiter und schickst dem Gast den Stornobeleg zur Dokumentation.

Wann brauche ich eine Rechnungskorrektur statt eines Stornos?

Sobald die Leistung erbracht wurde oder bereits Geld geflossen ist. Dann erstellst du in Lexware Office über die drei Punkte an der Rechnung eine Rechnungskorrektur, die sich auf die Originalrechnung bezieht. War die Zahlung schon zugeordnet, hebst du diese Zuordnung vorher auf.

Darf ich eine fehlerhafte Rechnung einfach löschen oder überschreiben?

Nein. Eine ausgestellte Rechnung muss nachvollziehbar bleiben, das verlangt die GoBD und § 146 AO. Du korrigierst sie über einen eigenen Beleg, nicht durch Ändern oder Löschen.

In welchem Monat wirkt die Korrektur steuerlich?

Im Voranmeldungszeitraum, in dem du das Geld tatsächlich zurückzahlst (§ 17 UStG). Hattest du Geld für eine nicht erbrachte Leistung vereinnahmt, mindert sich die Steuer erst mit der Rückzahlung. Das gilt für Soll- und Ist-Versteuerung gleichermaßen. Behältst du das Geld, etwa als Stornogebühr, gibt es keine Minderung.

Stornos automatisch sauber halten

Gerade bei vielen Buchungen ist die saubere Storno-Logik Handarbeit. Genau diesen Teil nimmt dir bnbills ab. Wird eine Buchung storniert, erkennt bnbills das und erstellt den passenden Stornobeleg. Hattest du einen Storno-Verdienst hinterlegt, etwa weil der Gast nach Ablauf der kostenlosen Frist storniert hat, erzeugt bnbills zusätzlich die Folgerechnung und schickt beides an den Gast. Den eigentlichen Storno-Klick in Lexware Office musst du selbst machen, weil Lexware das nicht automatisch zulässt. bnbills zeigt dir die betroffene Rechnung aber direkt an, sodass du nicht lange suchst.

Wie du deine Einnahmen sauber erfasst, damit Rechnungen, Korrekturen und Auszahlungen zusammenpassen, liest du in Einnahmen richtig erfassen. Wie Stornos und Korrekturen in die gesamte Buchhaltung für Ferienwohnungen passen, ordnet der übergeordnete Leitfaden ein. Wenn du sehen willst, wie das im Alltag aussieht, sieh dir bnbills an.